Hyviä kokemuksia yhteistoimintahankkeista

Yhteistoiminnalliset hankkeet ovat yleistyneet erityisesti julkisessa rakentamisessa. Siinä kaikki osapuolet eli tilaaja, suunnittelija, rakentaja ja usein käyttäjäkin, toimivat yhteisesti muodostetussa organisaatiossa. Tavoitteena on, että kaikki pelaavat yhteiseen maaliin.

Millaisia ratkaisuja yhteistoiminnallinen toteutusmuoto tarjoaa rakentamisessa niin yleisiin budjetti- ja aikatauluongelmiin? Tätä pohtivat Hartela Pohjois-Suomen toimitusjohtaja Markku Taskinen ja Hartela Länsi-Suomen aluejohtaja Lauri Piitari.

Miksi valita yhteistoiminnallinen malli vaativiin rakennushankkeisiin?

Markku Taskinen (Hartela Pohjois-Suomi): Yhteistoiminnallinen toteutusmalli on laaja käsite, jonka alle mahtuu sopimusteknisesti keskenään hieman erilaisia variaatioita kuten allianssimallit, projektinjohtourakat ja KVR- ja tavoitehintaurakat. Pääperiaate kaikissa on kuitenkin avoimuus ja luottamus hankkeeseen osallistuvien kesken.

Yhteistoiminnallisen toteutusmuodon hyödyt tulevat esiin vaativissa hankkeissa, joissa on paljon toimijoita ja joissa jokaista yksityiskohtaa ei pystytä etukäteen suunnittelemaan. Tällaisia ovat tyypillisesti tekniikaltaan haastavat sairaalat sekä koulut ja toimitilat, joilla on yksilöllisiä erityisvaatimuksia. Yhteistoimintamallissa suunnittelua voidaan nimittäin tehdä limittäin toteutuksen kanssa.

LUOTTAMUS JA AVOIMUUS – kaikki voittavat

Lauri Piitari (Hartela Länsi-Suomi): Hyvä esimerkki avoimuuden merkityksestä on yksi hankkeistamme, jossa asiakkaan suunnittelu viivästyi ja toteutukseen päästiin myöhässä. Hyvin pian selvisi, että jo alun perin tiukkaa aikataulua ei saataisi kurottua kiinni. Tilaajalle oli kuitenkin tärkeää saada kohde käyttöön tiettynä päivänä.

Laskimme yhdessä tilaajan kanssa, paljonko lisäkustannuksia ilta- ja viikonlopputöistä aiheutuisi.  Tämän jälkeen tilaaja totesi, että tuo kustannus olisi vähemmän kuin hänelle aiheutuvat kustannukset siitä, että kohde ei olisi valmis silloin kuin pitäisi. Tilaaja teki laskelmien perusteella ratkaisunsa, ja hanke saatiin valmiiksi alkuperäisessä aikataulussa ilman riitoja siitä, kenelle kustannukset kaatuvat. Perinteisissä urakkamuodoissa ratkaisu tuskin olisi ollut yhtä mutkatonta.

Markku: Vielä nykyäänkin törmää joskus virheellisiin käsityksiin siitä, että rakentaminen olisi peliä, jossa toisen voitto on automaattisesti toisen häviö. Laurin esimerkki osoittaa, että hyvällä yhteistyöllä molemmat osapuolet voivat voittaa.

RAHA – rakentaja mukaan jo suunnitteluvaiheeseen

Markku: Budjetin ja aikataulun ylitykset liittyvät usein toisiinsa, kuten tuossa edellisessäkin esimerkissä. Rakentamisen aloitus saattaa venyä erilaisista syistä, mikä aiheuttaa yleensä sekä lisäkustannuksia että aikataulun viivästymistä. Välillä tilaajalla on alun perinkin liian optimistinen käsitys hankkeen kustannuksista.

Yhteistoimintamalleissa kustannusrakenne on usein kaikkien osapuolten tiedossa jo ennakkoon, jolloin kustannussäästöjä voidaan tarvittaessa hakea yhdessä. Usein säästöjä löydetään pintamateriaaleista tai taloteknisistä ratkaisuista ilman, että säästöt heikentävät lopullista laatua tai toimivuutta.

Tästä tulee mieleeni tapaus, jossa Hartela pääsi tarjoamaan ratkaisua hankkeeseen, jonka valmistelu oli edennyt turhan rauhallista tahtia ja jossa budjetti ja toteutukseen varattu aika näyttivät riittämättömiltä jo suunnitteluvaiheessa.

Kokeneena rakentajana pystyimme perustelemaan tilaajalle, miksi aikaa tarvitaan enemmän kuin tilaaja toivoi ja mistä säästöjä kannattaisi etsiä. Tämä on meille arkipäivää, mutta perinteisissä rakentamisen malleissa rakentajan osaamista ei läheskään aina ymmärretä hyödyntää riittävän aikaisessa vaiheessa. Kyseinen esimerkkihanke päätettiin toteuttaa yhteistoiminnallisella toteutusmallilla, tulimme valituksi ja pääsimme valitsemaan myös tiimin tekijät. Hanke pysyi budjetissaan ja valmistui aikataulussa.

Lauri: Yhteistoimintamalli ei silti takaa, etteikö budjettiin tai aikatauluihin liittyviä haasteita ja erimielisyyksiä lainkaan syntyisi. Kyllä niitä väistämättä syntyy, mutta haasteista on helpompi keskustella avoimesti ja ne nousevat esiin aikaisemmin kuin perinteisissä toteutusmuodoissa. Niihin voidaan siis tarttua ennen kuin äänenpainot alkavat liiaksi kohota. Tärkeää on tietenkin saada heti alussa yhteistyö toimimaan.

Kustannusten seuranta vaatii kyllä kaikissa hankkeissa töitä koko ajan. Lisäksi kustannuksista ja uhkaavista budjettiylityksistä on uskallettava puhua ajoissa.

Tilaajankin on osattava kuunnella herkällä korvalla, mitä säännöllisissä kokouksissa keskustellaan. Kaikkea ei voi ulkoistaa suunnittelijalle. Yhteistyötaitoja löytyy useimmilta, kun vain toimintatapa on sisäistetty ja päästään eroon vanhoista rooleista, joissa yksi sanoo mitä tehdään ja toinen toteuttaa sen liikoja kyselemättä.

Kun asioita mietitään oikeasti yhdessä ja vaihtoehtokustannukset ovat kaikille julkisia ja avoimia, voidaan löytää myös totutusta poikkeavia ratkaisuja ja toimintatapoja.

AIKATAULUT – käyttäjiä kuultava riittävän aikaisin

Markku: Etenkin isoissa hankkeissa on nähtävissä kaksi selkeää osa-aluetta, joiden merkitys kasvaa koko ajan. Toinen on talotekniikan osuus ja toinen tilojen käyttäjien kuunteleminen. Nämä liittyvät usein toisiinsa. Ja myös rahaan ja aikatauluihin.

Olemme oppineet kantapään kautta, että jos käyttäjien tarpeita ei ole kuultu suunnitteluvaiheessa riittävästi, heidän toiveidensa täyttäminen rakentamisen aikana voi tulla todella kalliiksi. Budjetin lisäksi romuttuu usein aikataulukin.

Meidän oppimme tuli sairaalahankkeessa, johon oli suunniteltu suurtalouskeittiö kuuntelematta riittävästi henkilökuntaa, joka tiloissa päivittäin työskentelee. Kun tilat olivat lähes valmiit, kävi ilmi, että muun muassa ilmastointi ei vastannut kaikilta osin tarpeita ja osa pistorasioista oli väärissä paikoissa. Kalliiksihan talotekniikan muutokset tuossa vaiheessa tulivat.

Tuon kokemuksen jälkeen olemme pyrkineet varmistamaan tilaajan kanssa tilojen todellisten käyttäjien kuulemisen riittävän aikaisin ja riittävän konkreettisesti. Keittiötoiminnoista vastaava ei välttämättä tunne keittäjän päivittäisten askelten kulkua. Käyttäjien sitouttamisella on saatu säästettyä sekä kuluja että hermoja.
 

Käyttäjien kuulemisessa auttavat tiloista tehdyt virtuaaliset 3D-mallit, sillä kaikkihan eivät ole tottuneet lukemaan ja hahmottamaan työympäristöä paperilla.  Olemme myös vahvistaneet omaa talotekniikan osaamistamme.

Kun mietitään aikatauluja, niihin vaikuttaa aina myös hankkeen aloitusaika. Talvirakentamisen hitaus on luonnonlaki, jota ei mikään toimintamalli kumoa. Tähänkin yritämme aina löytää asiakkaan kanssa parhaan mahdollisen ratkaisun.

YHTEISTYÖKYKY JA VIESTINTÄ – hankemalli tukee, ihmiset ratkaisevat

Markku: Yhteistoiminnallisen hankkeen sopimusmalleissa kaikki sitoutuvat toimimaan hankkeen parhaaksi. Tähän ohjaa usein myös hankkeen palkkiomalli.

Lauri: Myös se, että laskut ovat kaikille näkyvissä, estää oman edun tavoittelun. Pelkkä hankemalli ei silti takaa, että yhteistyö toimii, vaan ihmisistä se on lopulta kiinni.  Sanoisin, että yhteistoimintamalli vaatii aika paljon enemmän yhteistyötaitoja ja viestintää kuin perinteiset toteutusmallit. Mutta kyllä niissä minun mielestäni myös riidellään vähemmän.

Markku: Meille on tärkeää, hankkeen johtoryhmässä istuu Hartelasta edustaja, joka osaa asettua tilaajan housuihin. Muutenkin pyrimme siihen, että yhteisiin viikkopalavereihin osallistuu ihmisiä, jotka osaavat kuunnella muita ja tehdä rakentavia ehdotuksia siltä pohjalta. Aina se ei ole henkilö, jolla on paras tekninen osaaminen.

Lauri: Yhteistoiminnallisissa malleissa on paljon sellaisia mahdollisuuksia, jotka auttavat säästämään niin kuntien kuin valtionkin eli meidän kaikkien verorahoja. Yksi tapa on rakentajan ottaminen mukaan jo suunnitteluvaiheeseen, mikä toki koskee kaikkea rakentamista. Toinen on käyttäjien kuunteleminen niin ikään jo suunnitteluvaiheessa ja kolmas avoin ilmapiiri, jossa halutaan löytää yhdessä kokonaisuuden kannalta parhaat ratkaisut.

Hartelan viime vuosina yhteistoimintamallilla toteuttamia tai parhaillaan toteutusvaiheessa olevia hankkeita ovat esimerkiksi Oulun oikeustalo, Porin oikeustalo, Fuuga musiikkitalo Turussa, opiskelijakampus Hippos Tampereen Kalevassa ja Oulun yliopistollisen sairaalan Ravintokeskuksen väistötila.

H-studiossa myös:

Kiinnostuitko yhteistyöstä?
Ota yhteyttä.