Käyttäjälähtöinen suunnittelu ja muutosjohtaminen toimitilahankkeessa

Miksi käyttäjälähtöinen suunnittelu on tärkeää toimitilojen uudistushankkeessa? Miten muutosjohtamista tuetaan, ja mikä on rakentajan aktiivisen roolin merkitys toimitilahankkeen onnistumisessa?

Näitä kysymyksiä pysähtyivät pohtimaan Turun Terveystalon sairaalan vastuulääkäri Niko Strandberg, ARCO Architecture Companyn vanhempi sisustusarkkitehti Nina Wester ja Hartelan suunnittelupäällikkö Veli-Matti Kankare.

Turkuun Kupittaalle rakentuva kymmenkerroksinen Terveystalon uusi lääkärikeskus ja sairaala on yrityksen mittavin toimitilojen uudistushanke. Hankkeen suunnittelun ja toteutuksen keskiössä ovat potilas- ja asiakaslähtöisyys sekä vahva panostus käyttäjälähtöiseen suunnitteluun. Projektin onnistuminen edellyttää tiivistä ja saumatonta yhteistyötä eri osapuolten – tilaajan, työntekijöiden ja rakentajan – välillä.

Terveystalon Turun uusi lääkärikeskus ja sairaala – käyttäjälähtöinen suunnittelu ja toimitilahanke muutosjohtamisen näkökulmasta

Asiakaspolku suunnittelun keskiössä

Terveystalon hankkeessa työntekijöitä – lääkäreitä, hoitohenkilökuntaa ja muita terveydenhuollon ammattilaisia – on osallistettu laajasti suunnitteluun heti hankkeen alusta lähtien. Työpajojen, yhteisten palavereiden ja kyselyiden avulla työntekijät ovat päässeet esittämään näkemyksiään tilojen toimivuudesta ja soveltuvuudesta käyttäjiensä tarpeisiin.

"Käyttäjälähtöinen suunnittelu on ollut meille yksi perusperiaate sairaalan suunnittelussa", kertoo Terveystalon sairaalan vastuulääkäri Niko Strandberg. "Se on lähes yhtä tärkeää kuin meidän potilaskulkumme sairaalassa. Meille on oleellista, että työntekijöillämme on hyvät työskentelytilat ja lääkäreillämme sekä hoitohenkilökunnallamme kuluu mahdollisimman vähän aikaa paikasta toiseen siirtymiseen", Strandberg jatkaa.  

Uuden lääkärikeskuksen ja sairaalan leikkausosaston suunnittelussa lääkäreiden ja hoitohenkilökunnan aktiivisella osallistumisella on ollut merkittävä rooli. "Meillä oli melko selkeät sävelet siitä, miten suunnittelemme esimerkiksi leikkausosaston", Strandberg kertoo.

"Olemme käyneet omissa tapaamisissamme piirustuksia ja alustavia suunnitelmia läpi ja esitelleet niitä taukotiloissamme . Jokainen on saanut tuoda esiin mielipiteensä ja näkemyksensä suunnitelmista", hän lisää.

Asiakaspolku on ollut suunnittelun keskiössä ja ensimmäinen osa-alue, johon keskityttiin. Myös Strandberg on ollut aktiivisesti mukana vaikuttamassa sen kehitykseen. Omat vaatimuksensa asiakaspolun suunnittelun on tuonut myös sairaalan pienet potilaat.

"Meidän sairaalassamme hoidetaan paljon lapsipotilaita, joka on tuonut ihan omat vaatimuksensa tähän suunnitteluun. Aika monessa sairaalassa on erilliset leikkaussalit lapsille ja aikuisille. Meillä ne ovat samassa, mutta on pyritty siihen, ettei nämä potilasryhmät kohtaa toisiaan", Strandberg kertoo.

Henkilökuntaa osallistamalla lisätään myös työhyvinvointia

Varsinkin vastaanottotyö saattaa olla aika yksinäistä. Aamulla tullaan töihin, mennään omaan huoneeseen, avataan kone, katsotaan sähköpostit ja aletaan ottamaan vastaan potilaita. Kontaktit työpäivän aikana saattavat helposti rajoittua vain potilaisiin.

"Ja tämähän on se, mitä meidän sairaalassamme ei tietenkään toivota. Vaan toivotaan sellaista aktiivista osallistumista ja sitä, että meillä olisi sellaiset tilat, joissa me voitaisiin nähdä myös muita kollegoita ja työntekijöitä", Strandberg kertoo. 

Kupittaan uutta Terveystaloa suunnitellaan laajalle joukolle terveydenhuollon eri alojen ammattilaisia: saman katon alla tulee työskentelemään esimerkiksi työterveyshoitajia ja -lääkäreitä, psykologeja ja muita mielenterveyden ammattilaisia sekä laboratorion ja kuvantamispalveluiden henkilöstöä.

"Lääkärin työ on monesti melko portaista ja auktoriteettipainotteista. Erityisesti se, että eri ammattikunnat sairaalassa näkevät toisiaan ja ovat yhteisissä tiloissa, ja kanssakäyminen ei ole jäykän ammattimaista, vaan nähdään myös ihmisten kevyempi puoli, se parantaa työhyvinvointia ja yhteisöllisyyttä. Se on mahtavaa", Strandberg toteaa.

Työntekijän sitoutuminen muutokseen vaikuttaa merkittävästi työilmapiiriin

Nina Wester toimii Terveystalon toimitilahankkeessa muutosvalmennuksen asiantuntijana ja muutosjohtamisen työpajojen vetäjänä. Muutosjohtamisen rooli on merkittävä erityisesti pitkissä rakennushankkeissa – sillä on suuri vaikutus henkilökunnan jaksamiseen ja innostamiseen.

"Ensimmäisestä suunnittelupalaverista rakennushankkeen valmistumiseen ja siihen, että henkilökunta pääsee muuttamaan tiloihin, kuluu noin neljä vuotta. Muutosjohtamisen avulla ylläpidetään innostusta sekä pyritään reagoimaan ja hallitsemaan muutosta. Muutos on aina haaste, joten on tärkeää vastata muutosvastarintaan ja esiin tuleviin kysymyksiin", kertoo ARCOn vanhempi sisustusarkkitehti Nina Wester.

"Työntekijän sitoutumisella muutokseen on valtava vaikutus koko organisaatioon työilmapiirille ja kulttuurille. Pyrimme viestimään ja osallistamaan oikea-aikaisesti oikeita henkilöitä läpi prosessin, jotta saadaan ylläpidettyä positiivinen vire läpi hankkeen", Wester jatkaa.

Nina selventää, että monet muutosjohtamisen haasteet liittyvät usein viestintään, ja erityisesti sisäiseen viestintään. On tärkeää onnistua viestimään rakennushankkeen vaiheista kuormittamatta henkilökuntaa liikaa vääräaikaisella informaatiolla. Muutosjohtamisen työpajat toimivat hyvänä foorumina keskustelulle ja mahdollisten kipupisteiden esille tuomiseen. Nina korostaa myös, että oikeiden henkilöiden osallistaminen on keskeistä.

"Osallistavassa suunnittelussa pyritään tunnistamaan ne oikeat henkilöt, jolta saadaan tietoa juuritason ongelmista ja haasteista sieltä nykyisestä rakennuksesta tai palveluprosessista, jolloin pystytään suunnittelemaan sitten entistä parempi talo."

Tiivis yhteistyö varmistaa hankkeen onnistumisen

Rakennushankkeen onnistumisen edellytyksenä on tiivis yhteistyö rakentajan, tilaajan ja suunnittelijoiden välillä. On tärkeää, että rakentaja osallistuu suunnitteluprosessiin jo varhaisessa vaiheessa, jotta suunnitelmien käytännön toteuttamiseen voidaan edetä saumattomasti. 

"Rakentajan ollessa mukana hankkeen alkumetreistä lähtien, voidaan varmistua siitä, että hankkeen aikataulu ja kustannustaso on realistinen. Ja projektin johtamisella projektin aikana varmistutaan siitä, että myös saavutetaan tavoitteet, ja tilat valmistuvat sovitussa aikataulussa ja sovitussa budjetissa", kertoo Hartelan suunnittelupäällikkö Veli-Matti Kankare.

Terveydenhuollon erityisvaatimukset rakentamiselle

Erityisesti terveydenhuollon rakennushankkeissa on monia erityisvaatimuksia, kuten hygienia ja turvallisuus. Aikainen yhteistyö takaa, että näihin haasteisiin voidaan vastata tehokkaasti.

"Rakentajan rooli korostuu joustavien ratkaisujen löytämisessä muuttuvien tarpeiden mukaan. Rakentajan varhainen osallistuminen takaa, että suunnittelussa otetaan huomioon paitsi nykyiset, myös tulevaisuuden tarpeet", Kankare kertoo.

Merkittävimmät hyödyt rakentajan osallistamisesta lähtevät siitä, että suunnittelua johdetaan ja edistetään aikataulussa ja keskitytään aina oikeisiin asioihin oikeassa hetkessä.

Erilaisia suunnittelu- ja toteutusratkaisuja vertailemalla päästään optimoituun ja haluttuun lopputulokseen lähtien hankkeen tilatehokkuudesta aina yksityiskohtaisimpiin asioihin. "Ensisijaisen tärkeää on myöskin käyttäjältä tulevat lähtötietotarpeet, että ne saadaan ajallaan ja täten hanketta edistettyä", Kankare lisää.

"Käyttäjälähtöisessä suunnittelussa on hienoa olla asiakkaan kanssa heti alusta alkaen, ja nähdä ne asiakkaan toiveet ja tarpeet. Sitä kautta ymmärtää, kenelle niitä tiloja suunnitellaan ja rakennetaan, ja sitoudutaan hankkeeseen entisestään", Kankare tiivistää.

H-studiossa myös:

Kiinnostuitko yhteistyöstä?
Ota yhteyttä.