"Toimistotilan tulee joustaa muutoksissa"

Kun töitä tehdään niin kotona kuin kahvilassa, herää kysymys, mitä niillä toimistoilla oikein tekee. Mikä inhimillisten kohtaamisten merkitys työpaikalla on? Kuinka paljon tilaa tarvitaan, ja miten tarpeiden muutoksiin kannattaa varautua? Entä miten käyttäjän ja rakentajan yhteistyö saadaan sujumaan?

Katso, kuuntele tai lue arkkitehti Jari Inkisen ja hankekehitysjohtaja Ilmari Hämäläisen näkemykset asiasta. Videon ja audion kesto 29 min. Tekstin lukuaika 10 min.

Kuuntele:

Tai lue:

Toimistotilat nyt ja huomenna:
Mikä on kohtaamisten merkitys?

Jari: Me ollaan laumaeläimiä. Koen, että yhteisöllä on todella suuri merkitys työpaikalla. Asiakkailta on tullut viestiä, että etätöitä tekevillä on paikalla olevia ihmisiä enemmän sairauspoissaoloja, ja henkilöstön vaihtuvuus on suurempi.

No, mä olen 1960-luvun sukupolvea, mutta musta olisi ihan hirveätä, jos ei olisi työkavereita. Hulluksihan siinä tulisi.

Ilmari: Niin, me suomalaisethan emme ole muutenkaan kovin sosiaalisia eläimiä. Toivottavasti ei olla kansakuntana menossa siihen suuntaan, että erakoidumme kotiin tekemään töitä. Totta kai maailma tuo mukanaan uusia vaatimuksia ja tarpeita ihmisille ja toimitiloille.

Ihmisten perustarpeet pysyvät kuitenkin kovin samanlaisina vuodesta toiseen. Niitä ei pidä unohtaa juoksevissa trendeissä.

Monesti törmään siihen, että työnantaja haluaisi mennä työympäristössä minimivaatimusten mukaan ja pelkää tehdä investointeja, vaikka ne olisivat marginaalisia saatavaan hyötyyn nähden.

Jos luodaan tilat, jotka palvelevat ihmisten kanssakäymistä hyvin ja tukevat työskentelyä, niin kyllä se sitten johtoportaassakin huomataan. Ihmiset tulevat iloisempana töihin ja duunit sujuvat rattoisammin.

Ilmari: Niin, tuo on ihmisen hyvinvointiin liittyvä näkökulma. Yritykselle on tärkeää sekin, että kun ihmiset tulevat toimipisteelle, he kokevat olevansa osa firmaa.

Onhan se ihan eri asia, että avaat läppärin aamulla kotona ja katsot, että ai niin, minä olen tässä yrityksessä töissä. Kun on hyvä työympäristö ja hyvät palvelut tarjolla toimiston ohessa, koet olevasi vahvemmin osa yritystä.

Jari: Mulla on täysin subjektiivinen teoria, joka tuntuu vahvistuvan päivä päivältä erilaisia hankkeita tehdessä. Ihmiset kuvittelevat olevansa kovin tehokkaita, kun he työskentelevät kotona. Näin voi ollakin, varsinkin jos nykyinen työpaikan nykyinen toimintaympäristö on suunniteltu huonosti.

Tässä tilanteessa keskittymiskykyä vaativa yksilötyö sujuu paremmin muualla kuin varsinaisella työpaikalla. Usein tällaisen työn osuus on kuitenkin vain 20-25 prosenttia työajasta.

Keskittymistä vaativan työn tuottavuuden kasvulla ei pysty täyttämään menetystä, joka siellä vuorovaikutuksen puolella syntyy. Tässä on se syy, miksi työnantajat pyrkivät saamaan ihmiset takaisin työpaikalle. Tämä on ihan kansantaloudellinen kysymys: Suomessa tehdään EU-maista eniten etätöitä.

Ilmari: Itselläni toimitilan merkitys liittyy vahvasti johtamiseen ja asiakastyöhön. Kun minä ja tiimi olemme läsnä, osaamisemme on helposti tiimiläisten ja koko organisaation saatavilla. Koen myös tärkeäksi, että asiakkaamme pääsevät käymään meillä paikan päällä, yrityksemme brändin näköisissä tiloissa.

Hyvän työympäristön ja työyhteisön tarve liittyy tietysti paljon siihen, minkälaista työtä tekee. Mä koen, että suunnittelutyötä tiimin kanssa ei yksinkertaisesti pysty tekemään hyvin etänä. Siinä pelissä pitää olla koko vartalo mukana.

Jari: Kyllähän sitä suunnittelutyötä pystyy yksinkin tekemään, mutta yksilötasolla ollaan divarissa. Jos halutaan pelata suomenmestaruustasolla, niin koko joukkueen pitää olla mukana.

Mitä toimistolta vaaditaan nyt?

Jari: Työympäristöiltä vaaditaan nykyään selvästi aiempaa enemmän. Karkeasti voisi sanoa, että 1950-70-luvuilla syntyneet ihmiset ovat tyytyväisiä siitä, että heillä ylipäänsä on työpaikka.

Ennen työnkuvat olivat huomattavasti yksioikoisempia kuin nykyään: tietyt ihmiset suorittivat, toiset tuottivat sisältöä ja kolmannet hankkivat tietoa. Työyhteisöt olivat isompia ja niissä oli yleensä ihmisiä, jotka tekivät keskenään samantyyppistä työtä.

Yhteiskunta ja kulttuuri on kuitenkin pirstaloitunut, ja tämän päivän organisaatiot ovat täynnä multitaskaajia. Nuoremmat sukupolvet asettavat työnantajalle huomattavasti enemmän haastetta. Miten aiempaa monimuotoisemmille työyhteisöille pystytään tarjoamaan toimintaympäristö, jossa kaikki ovat tyytyväisiä?

Semmoinen minkkitarhamainen lokerikko ja pöytämeri on kuitenkin mennyttä aikaa. Kun ihmiset tulevat työpaikalle, eivät he tule sinne pelkästään minglaamaan ja kokoustamaan. Kyllähän he muutakin duunia tekevät.

Työskentelyolosuhteet kotona eivät usein ole optimaaliset. Eli kun tullaan työpaikalle, niin työpisteelle on nyt aiempaa korkeammat laatuvaatimukset.

Ilmari: Tiloista pitää siis löytyä paikkoja kohtaamisille, mitä tuetaan myös tietoteknisillä ratkaisuilla. Samalla on löydyttävä rauhoittumisen paikkoja. Työympäristön pitää lisäksi olla joustava nopeillekin muutoksille.

Tämä ei onnistu perinteisillä rakennustekniikan ratkaisuilla, vaan tarvitaan teknisiä ja tietoteknisiä ratkaisuja, joiden avulla ympäristöä voidaan muokata eri työprofiilien käyttöön pienellä vaivalla.

Jari: Tällä hetkellä moni yritys kuitenkin vähentää tilojaan.

Ilmari: Kyllä, ja tässä tullaan siihen, että yritykset tarvitsevat entistä enemmän niin sanottuja buffer-tiloja samasta kiinteistöstä tai lähialueilta. Eli kun toimistolla on normaalia enemmän porukkaa tai tulee muuten lyhytaikaista tilantarvetta, niin lähellä täytyy olla tukitiloja, joilla pystyy tasaamaan näitä mitoittavia hetkiä.

Jari: Se trendi on ohitse, että rakennetaan yksittäinen pääkonttori johonkin pellolle. Nyt pikemminkin siirrytään hubeihin, kampuksille tai muihin vastaaviin, joissa löytyy monipuoliset fasiliteetit ja tilojen puolesta joustovaraa molempiin suuntiin. Tällainen joustavuus sitouttaa vuokralaisia juuri siihen lokaatioon, mikä on tietysti kiinteistön omistajan kannalta hyvä asia.

Minkälainen tarve nykyään on yleiskäyttöisille neuvottelutiloille?

Ilmari: Ne ovat nousseet koko ajan suurempaan rooliin. Oleellista on se, miten tilat on varusteltu. Enää ei käy, että käyttäjä joutuu etsimään tiloista adaptereja, jotta saataisiin tietokone jollakin tavalla kiinni näyttöön. Asiat pitää olla valmiiksi ratkaistu. Yhteyksien ja valaistuksen on toimittava vaivatta, ja firman brändi tulee saada tilassa helposti näkyviin.

Jari: Tilasuunnittelussa tapahtui koronan aikana mielenkiintoinen muutos. Aiemmin neuvottelutilan keskimääräinen käyttäjämäärä oli noin 2,5 henkilöä. Nyt väkeä on kerralla läsnä huomattavasti enemmän. Pienet kinkerit on opittu pitämään etäyhteyksillä, mutta toimistolla sitten istutaan isommalla porukalla alas.

Tilasuunnittelussa tärkeä kysymys onkin nyt se, miten neuvottelutiloja mitoitetaan. Kannattaako niitä tehdä paljon omiin tiloihin, kun tilat ovat tyhjillään, jos toimistolla ei ole porukkaa. Vai olisiko parempi suosia kiinteistön yleiskäyttöisiä neuvottelutiloja, joilla on muitakin käyttäjiä?

Ilmari: Juuri näin. Eli miten käyttöaste saadaan niin ylös, että tiloista kannattaa maksaa? Nyt tullaan taas siihen, että maailma muuttuu nopeasti. Tarve saattaa olla ensi vuonna tai jopa ensi kuussa aivan eri kuin nyt. Näen, että yleisiä tiloja tulisi lähteä entistä enemmän avaamaan laajemmalle käyttäjäkunnalle.

Sama koskee pysäköintilaitoksia. Erikoinen juttu on se, että samaan aikaan kun toimitilojen määrä vähenee niin vuokralaishauissa autopaikkoja halutaan olevan yhä enemmän. Tämä liittyy siihen, että työpaikasta on tullut kohtaamispaikka, jossa halutaan olla samanaikaisesti. Eli niitä mitoittavia hetkiä, kun iso porukka on paikalla, tulee enemmän, ja sehän on työnantajan tavoitekin.

Mutta onko siinä järkeä, että toimistotalon pysäköintilaitos on täynnä kahdeksasta neljään ja sen jälkeen illat ja viikonloput tyhjänä, kun samaan aikaan alueen asukkailta puuttuu pysäköintipaikkoja? Tulevaisuuden juttu ei ehkä olekaan se, että saadaan samaan taloon paljon samantyyppistä liiketoimintaa, vaan se, että saadaan erilaisia toimijoita, joilla on erilaiset mitoittavat hetket.

Jari: Mitäpä jos sen sijaan, että olisi erikseen toimistorakennuksia ja asuinrakennuksia, niin asumisen ja työnteon paikat olisivat enemmän sekaisin? Silloin rakennuksessa ja alueella tapahtuisi jatkuvasti, ja taloon hankitut fasiliteetit olisivat enemmän tai vähemmän koko ajan käytössä, on kyse sitten hisseistä tai autopaikoista. Mä äänestäisin tällaisten hankkeiden puolesta.

Suunnitteluvaiheessa rakennusliikkeillä olisi paljon parannettavaa. Tiedot tulisi pystyä saamaan käyttäjältä niin, ettei käyttäjän tarvitse ojentaa jotakin valmista lappua tai tiedostoa, jossa on kaikki tiedot watteineen ja kuutioineen taputeltuna.

Alkuvaiheessa on tärkeää olla jatkuvaa vuorovaikutusta osapuolten välillä. Rakentajan olisi myös hyvä haastaa käyttäjän ajatuksia rakentavasti ja tuoda omia ideoita pöytään.

Ilmari: Kyllä. Käyttäjän toimintaan tulee tutustua todella hyvin, kannattaa käydä aistimassa tekemistä ja tunnelmaa paikan päällä. Haasteita saattaa syntyä siitä, että käyttäjällä on olemassa ydinryhmä, joka antaa tietoja rakentajalle.

Siellä on kuitenkin paljon enemmän ihmisiä töissä. On tosi tärkeää kuulla koko työyhteisöä ja ottaa heitä mukaan prosessin eri vaiheisiin. Laajasta porukasta nousee tärkeitä näkemyksiä kokonaisuudesta ja myös yksittäisiä oivalluksia, joita kannattaa ottaa huomioon.

Jari: Me ollaan oltu paljon tekemisissä Ilmalan Auran rakentamisen kautta. Vilpittömästi voin sanoa, että tekeminen siinä on ollut hyvin edistyksellistä. Lähtötietojen saamisessa ei ole ollut pakon oloa, vaikka kyseessä on aika kompleksikas kohde.

Ilmari: Asiakkuuden jatkuminen saumattomasti hankkeen eri vaiheissa on ollut tärkeää. Kun puhutaan suunnitteluvaiheesta ja lähtötietojen saamisesta, niin kaikilla päätöksillä tietysti pitää olla jokin deadline, jotta homma menee eteenpäin.

Jari: Niin, mutta se, miten asiat esitetään on tärkeää. En ole tässä hankkeessa nähnyt, että rakennusliikkeen tahtotila olisi ollut ristiriidassa käyttäjän tahtotilan kanssa. Se on jännä juttu, mutta tämä ei ole normaalia rakentamisessa. Sanoisin, että siinä on muutamalla insinööritoimistolla vielä opettelemista.

Ilmari: Voidaankin kysyä, että kuinka paljon rakennusalan koulutuksiin kuuluu asiakaspalvelutyötä tai käyttäjäsuunnittelun ohjausta? Olemattomasti.

Sitä opitaan työn tekemisen kautta, ja silloinhan osaaminen on riippuvainen siitä firmasta, jossa olet oppimassa. Meillä on tarkka prosessi suunnittelulle, ja jotta saadaan luotua paras mahdollinen kokonaisuus, tuo matka tulee kulkea yhdessä kohta kohdalta, alusta loppuun.

Ennen sopimusta pyritään hahmottamaan kokonaisuutta karkealla tasolla. Jo tähän vaiheeseen on tärkeää käyttää kunnolla aikaa, jotta me yhdessä ymmärretään, minkä tyyppinen kokonaisuudesta tulee. Tämän jälkeenhän homma vasta lähtee liikkeelle.

On työpajat ja kaikki muu tekeminen, missä me kehitämme toimintaa ja missä meillä on aikaa oppia toinen toisiltamme. Riittävä yhteinen aika ja suunnitelmallisuus ovat avainasemassa.

Jari: Se on voittaja, joka kykenee viemään tuon kivuttomasti läpi siten, että asiakas saa mitä haluaa, järkevällä hinnalla ilman lisätyökustannuksia – ja vielä niin, että molemmat osapuolet ovat tyytyväisiä.

Hartelan H-studio käsittelee jatkossa kuukausittain rakentamiseen ja kiinteistöihin liittyvää ajankohtaista teemaa.

Haluatko keskustella uusista toimitiloista?

Esimerkkejä hankkeistamme: